Hayvan Deneyi Uygulama ve Araştırma Merkezi / Bilgi Yönetim Sistemi

Harran Üniversitesi Hayvan Deneyi Uygulama ve Araştırma Merkezi (HDAM), kurumsal faaliyetlerinin etkin, güvenilir, şeffaf ve izlenebilir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla üniversitemizin bilgi yönetim sistemlerinden yararlanmaktadır. Bilgi yönetimi süreçlerinde dijitalleşme, kurumsal verilerin bütünlüğünün korunması, bilgiye erişimin kolaylaştırılması ve idari işlemlerin etkinliğinin artırılması esas alınmaktadır.

Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Dijitalleşme

Merkezimizde gerçekleştirilen resmî yazışmalar, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EVRAKA) aracılığıyla yürütülmektedir. Bu sistem sayesinde kurumsal yazışmaların elektronik ortamda hazırlanması, ilgili birimlere iletilmesi, kayıt altına alınması ve gerektiğinde geçmiş belgelere erişilmesi mümkün olmaktadır. Böylece yazışma süreçlerinde hız, izlenebilirlik ve kurumsal kayıt bütünlüğü desteklenmektedir.

Üniversitemiz bünyesinde kullanılan Personel Bilgi Sistemi, personelin özlük işlemleri, görevlendirmeleri, izinleri ve diğer idari süreçlerine ilişkin bilgilerin takip edilmesini sağlamaktadır.

Kurumsal kalite çalışmalarında ise Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ve Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS) uygulamalarından yararlanılmaktadır. Bu sistemler aracılığıyla kalite yönetim dokümanlarının düzenlenmesi, stratejik hedef ve performans bilgilerinin izlenmesi, kurumsal değerlendirme süreçlerinin desteklenmesi ve iyileştirme faaliyetlerinin kayıt altına alınmasına yönelik çalışmalar yürütülmektedir.

Bunların yanı sıra üniversitemiz bünyesindeki HÜBAP, HÜBTAM LabSis, anket uygulamaları ve diğer kurumsal otomasyon sistemleri, ilgili faaliyet alanlarında dijital bilgi yönetimi ve hizmet süreçlerini desteklemektedir.

Doküman Yönetimi ve Kurumsal Kayıtlar

Merkezimizde araştırma başvuruları, etik kurul onayları, deney hayvanı talepleri, çalışma taahhütnameleri, deney sonlandırma belgeleri, resmî yazışmalar ve idari süreçlere ilişkin kayıtların düzenli şekilde oluşturulması ve muhafaza edilmesi önem taşımaktadır.

Kurumsal dokümanların güncelliğinin korunması, gerekli durumlarda revizyonlarının gerçekleştirilmesi ve ilgili personelin güncel belgelere erişiminin sağlanması, bilgi yönetimi süreçlerinin temel unsurları arasında yer almaktadır.

Bu kapsamda, kullanılan formların ve iş akışlarının standartlaştırılması, dokümanların güncel sürümlerinin belirlenmesi ve kayıtların sistematik biçimde arşivlenmesine yönelik iyileştirme çalışmaları desteklenmektedir.

Bilgi Güvenliği ve Erişim Yönetimi

Merkezimiz, kurumsal bilgi ve belgelerin güvenliğini, araştırma süreçlerine ilişkin verilerin gizliliğini ve kişisel verilerin korunmasını önemsemektedir.

Bilgiye erişimin görev, yetki ve sorumluluklar doğrultusunda gerçekleştirilmesi; kurumsal belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması ve araştırma kayıtlarının ilgili mevzuata uygun şekilde muhafaza edilmesi temel ilkeler arasında yer almaktadır.

Bilgi yönetim sistemlerinin etkin kullanımının artırılması, personelin dijital yetkinliklerinin desteklenmesi ve dokümantasyon süreçlerinin sürekli iyileştirilmesi hedeflenmektedir.

Sürekli İyileştirme

HDAM, bilgi yönetim sistemlerinin sunduğu olanaklardan yararlanarak kurumsal süreçlerde verimliliği artırmayı, bilgiye dayalı karar alma mekanizmalarını güçlendirmeyi ve yönetim faaliyetlerinde sürdürülebilirliği sağlamayı amaçlamaktadır.

Bu doğrultuda dijital sistemlerin kullanımı, doküman güncelliği ve bilgi yönetimi süreçlerinde karşılaşılan ihtiyaçların değerlendirilmesi yoluyla iyileştirme çalışmalarına devam edilmektedir.