HARRAN ÜNİVERSİTESİ BİLİM VE TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ (HÜBTAM) YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu yönergenin amacı, Harran Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi (HÜBTAM)’nin yönetim, çalışma esasları, faaliyet alanları, organizasyon yapısı, laboratuvarların kullanımı, proje yürütme esasları, eğitim ve danışmanlık hizmetleri ile hizmet alım ve sunum süreçlerinde usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu yönerge, HÜBTAM’ın amaçlarına, faaliyet alanlarına, organizasyonuna, yönetimine, personeline, laboratuvar kullanımına, analiz ve ölçüm süreçlerine, çalışma veya proje yürütme esaslarına, eğitim ve danışmanlık hizmetlerine ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu yönerge, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 7’nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinin (2) numaralı alt bendi ve 14’üncü maddesi ile Harran Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği’ne (Resmi Gazete Tarih: 20.06.2018, Sayı:30454) dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen:
a) Üniversite: Harran Üniversitesini,
b) Rektör: Harran Üniversitesi Rektörünü,
c) Merkez (HÜBTAM): Harran Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezini,
ç) Yönetim Kurulu: HÜBTAM Yönetim Kurulunu,
d) Danışma Kurulu: HÜBTAM Danışma Kurulunu,
e) Müdür: HÜBTAM Müdürünü,
f) Müdür Yardımcıları: HÜBTAM Müdür yardımcılarını,
g) Analizci: Merkez laboratuvarlarında deney, analiz ve teknik destek için görevlendirilen personeli,
ğ) AR-GE: Araştırma ve Geliştirme faaliyetlerini
h) Döner Sermaye: Harran Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Amaçlar ve Faaliyet Alanları
Merkezin Amaçları
MADDE 5 – (1) Merkezin amacı;
a) Üniversitenin bilimsel araştırma, AR-GE faaliyetlerini desteklemek,
b) Üniversite bünyesindeki laboratuvar ve araştırma birimleri arasındaki koordinasyonu sağlamak,
c) Üniversitenin bilimsel alt yapısını güçlendirmek,
ç) Endüstri, kamu ve özel sektör ile işbirliklerini güçlendirerek araştırma projeleri geliştirmek,
d) Patent, lisans anlaşmaları ve teknoloji transferi süreçlerini desteklemek,
e) Bilimsel çalışmaların uluslararası standartlara uygunluğunu sağlamak.
Faaliyet Alanları
MADDE 6 – (1) Merkezin faaliyet alanları şunlardır:
a) Temel ve uygulamalı bilimsel araştırmalara destek vermek ve teşvik etmek,
b) Üniversite ve özel sektör işbirliğiyle proje yürütmek,
c) Laboratuvar hizmetleri kapsamında analiz ve deney hizmetleri sunmak,
ç) Eğitim, seminer ve danışmanlık hizmetleri düzenlemek,
d) Merkeze bağlı yeni laboratuvar ve AR-GE birimleri oluşturmak,
e) Araştırmalarda kalite yönetim sistemlerini uygulamak,
f) Teknoloji transfer süreçlerine katkı sunmak,
g) Akreditasyon süreçlerini yönetmek ve kalite kontrol sistemlerini uygulamak,
ğ) Kamu ve özel sektör kuruluşlarına danışmanlık hizmetleri sunmak,
h) Üniversite dışından gelen araştırmacılara laboratuvar hizmetleri sağlamak,
ı) Merkezin ulusal ve uluslararası araştırma projelerine katılımını sağlamak,
i) Laboratuvar cihazlarının bakımı, kalibrasyonu ve sürdürülebilirliğini sağlamak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Merkez Özelliği, Çalışma Esasları ve Kullanılan Cihazlar
Merkez Özelliği
MADDE 7 – (1) Merkez, Harran Üniversitesi Osmanbey kampüsünde faaliyet göstermektedir. İhtiyaçlar doğrultusunda Üniversite içinde ve Üniversite dışında Merkeze bağlı laboratuvarlar kurulabilir.
(2) Merkezin fiziki alanı; laboratuvar teknik alanı, destek alanları, ofis alanları ve depo olmak üzere farklı temel kısımlardan oluşur.
Merkezin Çalışma Esasları
MADDE 8 – (1) Merkez, resmi çalışma günlerinde mesai saatleri içinde hizmet verir. Ayrıca ihtiyaçlar doğrultusunda mesai saatleri dışında da hizmet bütünlüğünü sağlamak amacı ile araç, gereç ve cihazların 24 saat süreyle kesintisiz ve güvenli çalışması için gerekli tedbirleri alır.
(2) Merkez, üst kurumlar ile ulusal ve uluslararası akreditasyon kurumları tarafından yayımlanan kalite standartlarına uygun şekilde hizmet etmeyi esas alır.
(3) Merkezde, donanım ve bilgisayar sistemlerinin kullanımı, analiz raporlarının kullanıcıya ulaştırılması, bu raporların kayıt altına alınması ve saklanması, verilerin gönderilmesi ve verilere tekrar erişimin sağlanmasına yönelik düzenleme yapılır.
(4) Merkezde, deney ve analizlerin ulusal ve/veya uluslararası standartlara uygun yapılması ve geçerliliği kabul edilmiş yöntemler kullanılarak çalışılması esastır.
(5) Merkez, deney ve analizlerin sonuçlarının güvenilir, doğru ve zamanında verilmesi için gerekli tedbirleri alır.
(6) Merkezde kayıt defterleri ve elektronik ortamdaki veriler, güvenli yedekleme sistemiyle düzenli olarak yedeklenir.
Merkezde Kullanılan Cihazlar
MADDE 9 – (1) Cihazların envanteri tutularak, kalibrasyon ve kalite kontrol çalışmaları ile bu cihazlarda çalışılmış olan tüm test sonuçları kayıt altına alınır.
(2) Her deney için kullanılacak cihaz belirlenir ve her cihazı çalıştıran en az bir Analizci o cihazdan sorumlu olarak görevlendirilir.
(3) Analizci, testlerinin kalite kontrolünü ve cihazların kalibrasyonlarını düzenli olarak yaptırır ve sonuçlarını kayıt altına alarak saklar. Deney ve analiz listesini ve cihazların kontrolünü aylık olarak bir üst yetkilisine bildirir.
(4) Laboratuvarda var olan tüm cihazların aktif envanteri çıkarılarak, kategorize edilerek, kullanacak olan kişi ve/veya kişiler, fiyat listesi ve kullanım şartları belirlenerek her yılın başında revize edilerek aktif halde tutulur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Organizasyon, Merkez Personeli, Görev ve Sorumluluklar, Personel İhtiyacı, Mesleki Gelişimi ve Kariyer Yönetimi
Organizasyon
MADDE 10 – (1) Yönetim Kurulu kararı ile faaliyet alanları esas alınarak Merkez bünyesinde yeni birimler ve laboratuvarlar oluşturulabilir veya mevcut olanlar kapatılabilir.
(2) Personelin görev dağılımları Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
(3) Merkezin idari birimleri ve laboratuvarlarında çalışacak ve/veya görev alacak personelin görev ve sorumlulukları Müdür tarafından belirlenir.
(4) Merkezin gelir, gider, harcama, satın alma vb süreçleri Merkezin Döner Sermaye kapsamında Üniversitenin Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ve ilgili mevzuat hükümlerine göre yapılır.
(5) Yönetin Kurulu ve Danışma Kurulu ilgili yönetmeliğe göre görevlerini icra eder.
Merkez Personeli
MADDE 11 – (1) Merkezin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, 2547 sayılı Kanun’un 13’üncü maddesine göre Müdürün talebi ile Rektör tarafından görevlendirilecek personel tarafından karşılanır.
(2) Merkez personelinden Üniversitenin akademik birimlerinde de görevi olanlar, eğitim-öğretim hizmetlerindeki görevleriyle beraber Merkezdeki görev ve sorumluluklarını aksatmayacak şekilde görev yapar.
(3) Merkezde çalışacak personelin görevlendirilme iş ve işlemleri ilgili mevzuat hükümlerine göre yürütülür.
Görev ve Sorumluluklar
MADDE 12 – (1) Merkezin birimlerinde ve laboratuvarlarında görevli personelin genel görevler ve sorumlulukları şunlardır:
a) İş ve işlemleri, hazırlanan talimat ve prosedürler dâhilinde yürütmek.
b) Kendilerine tahsis edilmiş her türlü kaynağı düzenli, verimli, etkin ve tutumlu kullanmak üzere gerekli tedbirleri almak.
c) Görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirlemek.
ç) Faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturmak, bunların uygulanmasını sağlamak.
d) Birime yeni katılan personel için gerekli tanıtım, eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri düzenlemek.
e) Merkezden ayrılma veya merkezdeki görev değişikliği durumunda, yürüttüğü görev ve/veya işlere ilişkin raporlar hazırlayarak göreviyle beraber bu raporları yerine görevlendirilen personele teslim etmek.
f) İş ve işlemlerin kayıt, sınıflandırma, koruma ve erişimini, oluşturulacak arşiv ve dokümantasyon sistemi üzerinden yapmak.
g) Birimlerdeki taşınırların fiziki güvenliği ve amacına uygun kullanımı konusunda gerekli tedbirleri almak.
ğ) Birimlerin hizmetleri nedeniyle ihtiyaç duyulan malzeme ve teçhizat temini için Müdürü bilgilendirmek.
(2) Analizcinin görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Gerektiğinde laboratuvara başvuran kişilerden usulüne uygun olarak numuneleri almak ve bu numuneleri deney ve analize uygun hale getirmek üzere hazırlamak.
b) Deney ve analiz için laboratuvar ortamını ve cihazları hazır hale getirmek.
c) Deney ve analizleri yazılı düzenlemelere göre yapmak, analiz sonuçlarını değerlendirmek ve bu sonuçları rapor halinde hazırlayıp Müdüre sunmak.
ç) Merkezin işleyişiyle ilgili Müdürün vereceği diğer işleri yapmak.
(3) Müdürün görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Yönetim Kurulunun aldığı kararları yerine getirmek ve yıllık raporlarla bütçe ve hedefler doğrultusunda faaliyetleri Yönetim Kuruluna sunmak.
b) Merkezin ilgili kurumlarca ruhsatlandırılması ve laboratuvarların akreditasyonuyla ilgili gerekli faaliyetlerin yürütülmesini ve ilgili kurumlarla koordinasyonu sağlamak.
c) Deney ve analizlerin zamanında yapılması, analiz sonuçlarının kayıt altına alınması ve hizmet talebinde bulunan kişi/kurum/kuruluşa zamanında analiz raporlarının teslim edilmesiyle ilgili iş ve işlemlerin gerçekleşmesini kontrol etmek ve yönetmek.
ç) Atıkların güvenli şekilde bertaraf edilmesini sağlamak.
d) Merkez personelinin mesleki becerilerinin geliştirilmesi, analizcinin laboratuvar, cihaz ve analiz metotlarıyla ilgili yeni gelişmelere ilişkin bilgi ve deneyimleri edinmesi ve Merkezin hizmet standartlarının sağlanması ve bu standartların geliştirilmesi için eğitim programları düzenlemek ve Merkez personelinin bu eğitimlere katılmasını sağlamak.
Personel İhtiyacı, Mesleki Gelişimi ve Kariyer Yönetimi
MADDE 13 – (1) Merkezin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 13. maddesi uyarınca Rektör tarafından görevlendirilen personel ile karşılanır. Müdür, personel gereksinimlerini belirleyerek Yönetim Kuruluna sunar ve Rektör onayı ile atamalar yapılır.
(2) Eğitim ve Gelişim Faaliyetleri: Merkez, personelin mesleki yetkinliklerini artırmak için düzenli eğitimler, sertifika programları ve uluslararası eğitim fırsatları sunar. Bu kapsamda yurt dışı konferans ve seminerlere katılım teşvik edilir.
(3) Performans ve Kariyer Yönetimi: Merkez, personelin performansını düzenli olarak değerlendiren bir sistem kurar. Bu değerlendirmelerle çalışanların güçlü yönleri ve gelişim alanları belirlenir, kariyer hedeflerine uygun yükselme ve gelişim imkanları sağlanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Laboratuvar ve Cihazların Kullanım Kullanımı ile Değerlendirme, Güvenlik, Hizmet, Test ve Analizler, Proje Yürütme Esasları
Laboratuvar Kullanım Esasları
MADDE 14 – (1) Merkez laboratuvarları, üniversite içinden ve dışından gelen araştırmacıların kullanımına açıktır.
(2) Laboratuvar kullanımına ilişkin prosedürler müdürlük tarafından belirlenir.
Cihazların Kullanım Esasları
MADDE 15 – (1) Cihaz sorumluları müdürlük tarafından belirlenir. Cihaz sorumluları ihtiyaç duyulan ve uzmanlık gerektiren ileri araştırma cihazlarının düzenli çalıştırılmasını ve bunların ortak kullanımını sağlar
Değerlendirme Sistemi
MADDE 16- (1) Merkez, TS EN ISO/IEC 17025 standartlarına uygun şekilde bir kalite yönetim sistemi kurar ve deney/analiz sonuçlarının güvenilirliğini sağlamak için iç kalite kontrol, test doğrulama ve geçerli kılma programları uygular; bu süreçlere ilişkin kayıtları tutar.
(2) Merkez, dış kalite değerlendirme programlarına katılarak sonuçlarını belgelendirir ve kalite kontrol sistemini sürekli gözden geçirerek gerekli iyileştirmeleri yapar.
Güvenlik
MADDE 17- (1) Laboratuvarların Güvenlik Düzeyi: Laboratuvarlar, TS EN 12128 standardına göre en az "Fiziksel Korunma Düzeyi 2" şartlarına uygun olmalıdır. Risk grubu 3 veya 4’teki laboratuvarlar ise sırasıyla "Fiziksel Korunma Düzeyi 3" veya "4" koşullarını sağlamalıdır.
(2) Güvenlik Donanımı ve Koruyucu Önlemler: Laboratuvarlarda ilk yardım seti, yangın söndürücü, dekontaminasyon materyalleri ve kişisel koruyucu ekipmanlar bulundurulmalıdır. Personel, potansiyel tehlikelere karşı eğitilmeli ve gerekli aşılar yaptırılmalıdır.
(3) Güvenlik Ekipmanları ve İşaretlemeler: Laboratuvarlarda el ve göz yıkama üniteleri, acil duşlar ve güvenlik işaretlemeleri bulunmalıdır. Kimyasalların güvenlik bilgi formları temin edilmeli ve riskler etiketlenmelidir.
(4) Havalandırma ve Kontrollü Erişim: Laboratuvarlarda uygun havalandırma sağlanmalı ve kontrollü giriş uygulanmalıdır. Numunelerin, testlerin ve müşteri bilgilerinin güvenliği için önlemler alınmalıdır.
(5) Atık Yönetimi ve Bakım: Atıklar, laboratuvarın güvenlik düzeyine uygun şekilde dekontamine edilmelidir. Cihazların düzenli bakım ve kontrolleri yapılmalı, kayıt altına alınmalıdır. Güvenlik işaretlemeleri ulusal/uluslararası standartlara uygun olmalıdır.
Hizmet, Test ve Analizler
MADDE 18- (1) HÜBTAM hizmetleri; sanayi, kamu kurum ve kuruluşları, üniversiteler ve araştırma merkezleri ile üçüncü şahıslar tarafından yapılan istemler ve analiz fiyat listesinde belirtilen hizmetleri kapsar. Hizmetler, belirlenecek uzman kişiler tarafından verilir.
(2) HÜBTAM’da gerçekleştirilebilecek hizmetler; Laboratuvar hizmetleri (örnek hazırlama, test/analiz ve yorumlar), Danışmanlık hizmetleri (sözleşmeye dayalı olarak), İnceleme ve araştırma hizmetleri, Eğitim hizmetleri (kurs, seminer vb.) ile HÜBTAM faaliyet alanına giren yukarıda nitelendirilmemiş diğer hizmetler olarak sınıflandırılmaktadır.
(3) HÜBTAM ihtiyaç duyulan ve talep edilen konularda danışmanlık, eğitim ve laboratuvar hizmetleri verir. Bu konudaki ücretlendirmeler Yönetim Kurulu kararıyla belirlenir.
(4) Hizmet ve analiz ücretleri yönetim kurulu tarafından her yılın Ocak ayı içinde belirlenir. HÜBTAM değişen şartları dikkate alarak hizmet ücretlerini güncelleyebilir.
(5) Hizmet ve analiz ücretleri HÜBTAM’ın banka hesaplarına ödenir.
(6) İhtiyaç halinde HÜBTAM diğer üniversitelerin birimleriyle anlaşma yaparak analiz ve hizmet konusunda destek alır.
Proje Kabul ve Yürütme Esasları
MADDE 19 – (1) Merkezde yürütülecek projeler, Yönetim Kurulu tarafından bilimsel yenilik, uygulanabilirlik, bütçe uygunluğu ve etik kurallara uygunluk gibi kriterlere göre değerlendirilir. Değerlendirme kriterleri Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve her yıl güncellenir.
(2) Üniversite içi ve dışı işbirliklerine açık olup, proje yürütme süreçleri şeffaf bir şekilde yürütülür.
(3) Üniversitede yürütülmekte olan BAP projelerine ait tüm test ve analiz işlemleri hizmet alım bedeli karşılığında, Döner Sermaye kapsamında merkez personeli tarafından yapılır.
(4) Projesini Merkezde yürütecek araştırmacıların, Merkeze ait birimlerden ne şekilde bir hizmet alacağını, laboratuvar ve cihazların ne şekilde kullanılacağını bildiren sözleşme formunu imzalayarak müdürlüğe sunar.
(5) Üniversite dışından başvurusu yapılan sanayi ve kamu projelerinin çalışma ekibinde Üniversitemizden ilgili alandan en az bir araştırıcının bulunması gerekir.
(6) Merkez bünyesinde yürütülen projelerde araştırıcılar, kendi projeleri dâhilinde kullandıkları cihazlara ait sarf malzemelerini projelerinden karşılarlar.
Veri Koruma
MADDE 20 – (1) Merkezde deney ve analiz sonuçları ile talep sahiplerinin verilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlayacak bilgi sistemi kurulur ve işletilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Harcama Yetkilisi
MADDE 21– (1) Merkezin harcama yetkilisi Rektördür. Ancak Rektör tarafından uygun görülmesi halinde bu yetki yazılı olarak Merkez Müdürüne devredilebilir.
Döner Sermaye Kapsamındaki Hizmetler
MADDE 22 – (1) Merkezin Döner Sermaye kapsamında aldığı/verdiği hizmetlerde Üniversitenin Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 23 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Harran Üniversitesi Senatosunca alınan kararlar uygulanır.
Yürürlük
MADDE 24 – (1) Bu Yönerge, Harran Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 25 – (1) Bu yönerge hükümlerini HÜBTAM Müdürü yürütür.
Ek 1:
LABORATUVAR KULLANIM KILAVUZU
- Laboratuvarda kullanılan tüm cihazlar için, üreticinin önerdiği önleyici bakım programına uyulmalıdır.
- Talep edilen cihazın en iyi performansla çalışabilmesi için gereken özen gösterilmelidir.
- Tüm cihazlar temiz tutulmalı ve laboratuvar düzenli olarak temizlenmelidir.
- Arızalı cihazlar, hemen ilgili sorumlulara bildirilmelidir.
- Güvenli çalışma yöntemlerinin uygulanması ve kimyasallarla çalışırken gerekli önlemlerin alınması sağlanmalıdır.
- Çalışanların sağlığını ve laboratuvar güvenliğini riske atabilecek unsurlar en aza indirilmeli ve gerekli tedbirler alınmalıdır.
- Cihazların bakım, kalibrasyon, servis ve onarım kayıtları tutulmalı ve bu kayıtlar sorumlu personel tarafından aylık olarak kontrol edilip imzalanarak arşivlenmelidir.
- Kullanılan cihazların düzenli denetimi, temizliği ve bakımı ilgili kişilerce yapılmalıdır.
- Kullanılan malzemeler, kimyasallar ve test sistemleri, cihazlarla uyumsuzluk yaratmamalıdır.
- Laboratuvarda bulunan patlayıcı, yanıcı ve zehirli gazlar ile kimyasallar, teknik kurallara uygun şekilde saklanmalıdır.