Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı / Bilgi yönetim sistemi |
|---|
Bilgi Yönetim Sistemi
Başkanlığımız önemli etkinliklere ve süreçlere ilişkin verileri toplamakta, analiz etmekte, raporlamakta ve stratejik yönetim için kullanmaktadır. Kullandığımız Bilgi Yönetim Sistemleri akademik ve idari birimlerin kullandıkları Bilgi Yönetim Sistemi entegredir ve kalite yönetim süreçlerini beslemektedir.
Başkanlığımızda toplanan verilerin güvenliği ve gizliliği (kişisel bilgiler gibi gizlilik gerektiren verilerin güvenliği ve üçüncü şahıslarla paylaşılmaması) ve güvenilirliği (somut ve objektif olması) kullanılan otomasyon sistemi ile sağlanmaktadır. Yordam otomasyon sistemi; kataloglama, süreli yayınlar, ekatalog, sayım, üye ödünç işlemleri, sipariş, RFID gibi modüllerden oluşmaktadır. Yordam web arayüzü sayesinde kullanıcıların kampüs dışından kütüphane kataloğuna erişmeleri mümkündür. Kullanıcılar bu arayüz sayesinde kütüphaneye gelmeden kullanıcı kayıtlarına erişip kişisel bilgilerini güncelleyebilir; kitap sürelerini uzatabilir, ayırtma işlemi gerçekleştirebilir; ileride okumak istedikleri kaynaklar ile ilgili okuma listeleri oluşturabilir; kütüphaneye alınmasını istedikleri yayınlar için istekte bulunabilirler. Yordam Otomasyon Sistemi ayrıca, iadesi geciken yayınlar ve kütüphaneye gelen ayırtılmış yayınlar için kullanıcılara otomatik mesaj göndermektedir. Birimimizde aylık istatistikler ve yıllık faaliyet raporları hazırlanırken sürece ilişkin her türlü veri için yine yordam otomasyon sisteminden faydalanılmaktadır.
Kütüphanemizde kullanılan bir diğer bilgi yönetim sistemi ise Dspace sistemi yani açık erişim sistemi. Harran Üniversitesi’nin bir mensubu tarafından gerçekleştirilmiş akademik çalışmaya ücret ödemeden, herhangi bir engelle karşılaşmadan, dijital ortamda erişebilmeyi ifade eder. Bu çalışmalar, akademik bir dergide yayınlanma hakkını kazanan makaleleri, tezleri, projelere ait çıktıları, kitap/kitap bölümleri, rapor, konferans bildirimleri/sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı ve açık ders materyallerini içerir. Harran Üniversitesi Rektörlüğü Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Politikası çerçevesinde Her Harran Üniversitesi Mensubu, basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan çalışmalarının (makale, kitap/kitap bölümleri, tez, proje, rapor, konferans bildirimleri/sunumlar, teknik dokümanlar, veri setleri, afiş, video kaydı vb.) birer nüshasını, kendilerini sisteme kaydetmekteler. Üniversitemiz öğrencileri tarafından yazılan tezleri ise başkanlığımızın personeli yüklemektedir. Başkanlığımızda; personel giriş-çıkış saatleri “Personel Devam Kontrol Sistemi” ile takip edilmektedir. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda dokümanların düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlamak amacıyla “EVRAKA/EBYS”ni kullanmaktadır. Ayrıca başkanlığımızda; harcama ve muhasebe birimleri mali işlemlerini güvenli, hızlı ve elektronik ortamda bilgi akışının sağlayan “Kamu Harcama ve Bilişim Sistemi’ni kullanmaktadır.