Öğrenci Kulüpleri Kuruluş Esasları
MADDE 11 –
(1) Yeni kulüp başvuruları, bu Yönergenin 12 nci maddesinde belirtilen belgeler ile birlikte, Ekim ve Mart aylarının üçüncü haftasının sonuna kadar kulüp danışmanının bağlı bulunduğu akademik birime teslim edilir. Akademik birimler, kendilerine iletilen kulüp kuruluş evraklarını inceleyerek uygun görüşle birlikte en geç Ekim ve Mart ayı sonuna kadar Daire Başkanlığına gönderir.Bu süre zarfında yapılmayan başvurular dikkate alınmaz. Tüm başvurular, Kurul toplantısında değerlendirilerek karara bağlanır. Kurul, gerekli gördüğü hallerde kulüp tüzüğü, adı ve logosunda değişiklik yapılmasını talep edebilir; bu durumda başvurunun yeniden yapılması istenir.
(2) Yeni kulüp başvuruları; kulüp danışmanı, kulüp başkan adayı ve bir üye ile kurulacak kulübün yapacağı etkinlikleri hazırlayarak Kurula sunum yapılır.
(3) Kulüpler en az yedi öğrencinin katılımıyla kurulur.
(4) Kulübün kuruluş kabul yazısı, kulübe ulaştıktan sonra en geç bir ay içinde toplanıp Kulüp Yönetim, Kulüp Denetim Kurulu ve en az Dokuz (9) üyeden oluşan Genel Kurulun oluşturulması gerekir. Bu süre içerisinde kurullar oluşturulamazsa kulübün başvurusu düşer.
(5) Öğrenci kulüpleri, amaçlarına uygun isimler alır ve aldıkları isme uygun faaliyette bulunurlar. İsmi aynı olan birden fazla kulüp kurulamaz. Ayrıca üniversite bünyesinde faaliyetlerin daha etkin şekilde sürdürülebilmesi için aynı amaç ve faaliyete yönelik birden fazla kulüp kurulamaz.
Başvuru Belgeleri
MADDE 12 –
(1) Kulüp kurmak için gerekli belgeler şunlardır:
(a) Öğrenci Kulüpleri Kuruluş /Güncelleme Talep Formu (EK-1),
(b) Danışman ∕Danışman Yardımcısı Kabul Formu (EK-2),
(c) Kulüp Kurucu Üye Bildirim Formu (EK-3),
(d) Kulüp Tüzüğü (EK-4),
(e) Faaliyet planı (EK-5),
(f) Kurucu üye öğrenci belgeleri.
Öğrenci Kulüplerinin Güncelleme Esasları
MADDE 13 ––
(1) Kulüpler her yıl yönergenin 14. maddesinde belirtilen belgeleri Mayıs ayının 3. haftasına kadar kulüp danışmanının bağlı olduğu akademik birime teslim ederler. Akademik birimler tarafından kulüp güncelleme evrakları Mayıs ayının sonuna kadar Daire Başkanlığına iletilir. Tüm başvurular kurul toplantısında değerlendirilerek karara bağlanır. Güncelleme evraklarını zamanında teslim etmeyen kulüpler kurul kararıyla kapatılır.
Güncelleme İçin Gerekli Belgeler
MADDE 14 –
(1) Güncelleme için gerekli belgeler;
(a) Öğrenci Kulüpleri Kuruluş /Güncelleme Talep Formu (EK-1),
(b) Danışman ∕Danışman Yardımcısı Kabul Formu (EK-2)
(c) Genel Kurul Bildirim Formu (EK-8/a, 8/b),
(d) Kulüp Üye Kayıt Formu Örneği (EK-6),
(e) Faaliyet Planı (EK-5),
(f) Öğrenci Kulüpleri İç Denetim Formu (Ek-7),
(g) Karar Defteri Örneği,
(h) Kulüp yönetim kurulu, denetim kurulu asil ve yedek üyeleri öğrenci belgesi,
Öğrenci Kulüplerinin Faaliyet Esasları
MADDE 15 –
(1) İşleyiş esasları açısından öğrenci kulüpleri;
(a) Anayasa’da ifadesini bulan, devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe ve yasalara uygun tutum, davranış ve faaliyetlerde bulunurlar.
(b)Tüm etkinliklerinde üniversitede mevcut yönetmelik, genelge, kararlara uymak 6 zorundadırlar.
(c) Siyasi partiler ile ilişki içinde olamazlar.
(d) Üniversitenin fiziki mekânlarına ve eğitim faaliyetlerine zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar.
(e) Yürüttükleri faaliyetlerde din, dil, ırk, etnik köken, milliyet, cinsiyet ve benzer nedenlerle ayrım yapamazlar.
(f) Kulüpler arası ortak etkinliklerde ve iş birliği alanlarında bir kulüp lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamazlar.
(g)Ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamazlar.
(h) Kulüp logoları herhangi bir siyasi parti, dernek, vakıf gibi kurum ve kuruluşları vb. temsil mahiyeti/benzerlik taşımamalı ve kulübe özgü olarak oluşturulmalıdır.
(ı) Yabancı dilde ismi olan kulüpler tüm belgelerde Türkçe ve yabancı dildeki ismini kullanmak zorundadır.
Öğrenci Kulüplerinin Çalışma Düzeni
MADDE 16 –
(1) Kulüpler üniversite içi ve dışında düzenleyecekleri her etkinlik için “Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu’nu (EK-10) doldurarak etkinlikten en az on beş gün önce Danışmanı tarafından EBYS üzerinden Daire Başkanlığına başvuruda bulunurlar. Afiş asma talepleri var ise afiş örneği, katılımcı bilgileri ve açıklamalar ekte sunulur.
(2) Kulüplerin etkinlikleri tüzüklerinde belirtilen faaliyet alanlarına ilişkin olmalıdır. Bu faaliyetlere öğrenciler dışında çalıştırıcı, eğitmen ve diğer ilgililer Rektörlük onayıyla katılabilirler.
(3) Kulüpler başvuru sisteminde belirtilen sürede “Etkinlik Sonuç Bildirim Formu” (Ek-11) doldurulup, Danışmanı tarafından EVRAKA üzerinden Daire Başkanlığına başvuruda bulunurlar. Etkinlik sonuç bildirim formunu zamanında doldurmayan kulüplerin bir sonraki faaliyetlerine izin verilmez.
(4) Güncelleme evraklarını Daire Başkanlığına zamanında teslim etmeyen kulüplerin sonraki etkinlik başvuruları işleme alınmaz.
(5) Üniversite içindeki ve dışındaki tüm yüz yüze veya çevrim içi etkinlikler ve faaliyetler Kurul onayı alındıktan sonra gerçekleştirilir.
(6) Öğrenci kulüpleri etkinliklerini yapmak Kurul izni doğrultusunda ayni sponsorluk desteği alabilir.
(7) Alanına dair gerçekleştireceği etkinlik ile üniversiteyi temsil edecek olan kulüplere bütçe imkânları çerçevesinde harcırah verilebilir.
(8) Üyelerden üyelik aidatı veya başka bir ad altında para alınamaz.
(9) Kulüplerin Üniversite dışındaki kurumlardan alacakları eğitim vb. hizmetler için ülke mevzuatına uygun lisanslı kurumlardan gelen teklifler kulüp yönetim kurulu tarafından kulüp genel kuruluna sunulur ve sadece genel kurulda seçimle belirlenen kurumdan hizmet alınabilir. Kurum ücreti, hizmetten yararlanacak üye tarafından doğrudan kuruma ödenir. Kulüp yönetimi elden para toplayamaz.
(10) Kulüpler, kulüp adına internet üzerinden yapacakları her türlü işlem için harran.edu.tr uzantılı olarak oluşturacakları web sayfasını kullanırlar.
(11) Dönem içinde bu yönergeye uygun olarak yapılan görev değişiklikleri ile tüzük ve logo değişiklikleri için kulüp danışmanının ve kulüp başkanının imzasının bulunduğu dilekçe ile kulüp danışmanının bağlı olduğu akademik birime başvurulur. Dilekçeye; karar örneği, ilgili bilgi ve görseller eklenir. Evraklar akademik birim tarafından üst yazı ile kurul adına daire başkanlığına gönderilir. Değişiklikler Kurul onayı ile yürürlüğe girer.
(12) Kulüplerin üniversite dışında yapacakları faaliyetler için başvurularında yasal olarak alınması gereken izinleri ile ilgili mevzuata uygun olarak gerekli makamlardan alınmış onaylı belgelerinin de bulunması zorunludur. Ayrıca kulüpler kendi imkânları ile faaliyetlere katılımlarda toplu seyahat etmeleri durumunda, kullanılacak araç ile ilgili 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu ve 1618 sayılı Seyahat Acentaları Birliği Kanununda belirtilen belgelerin de başvuru sırasında bulunması zorunludur.