Yabancı Diller Yüksekokulu / Yazı İşleri

YAZI İŞLERİ

Görev Tanımı:

Yazı İşleri birimi, yüksekokul bünyesindeki tüm akademik ve idari yazışmaların usulüne uygun şekilde hazırlanması, kaydedilmesi, ilgili yerlere iletilmesi ve arşivlenmesinden sorumlu idari birimdir. Kurum içi ve kurum dışı tüm resmî yazışmaların zamanında ve doğru yürütülmesini sağlar.

Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

Birime gelen her türlü evrakı teslim alır ve Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) kaydeder, evrakı bağlı olduğu birim yöneticisine sunar, havale edilen evrakı ilgilisine imza karşılığı teslim eder.

Kurumun tüm yazışmalarını resmî yazışma kurallarına uygun şekilde yürütür.

Gelen evrakları ilgili birimlere yönlendirip, giden evrakları zamanında gönderir.

Toplantı çağrıları, karar yazıları, görevlendirmeler, resmi tebligatlar ve duyuruların yazımını ve dağıtımını yapar.

Akademik ve idari personelin taleplerine ilişkin dilekçelerin yazışma sürecini takip eder.

Evrakların gizliliğini ve güvenliğini sağlar.

Arşivleme işlemlerini düzenli ve mevzuata uygun şekilde yürütür.

Kendilerine verilen görevlerin tam ve zamanında yapılmasında, iyi ve doğru olarak yürütülmesinde amirlerine karşı sorumlu olur.

Yüksekokul sekreterliği ve ilgili idari birimlerle koordineli çalışır.

Üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ile ilgili diğer mevzuat hükümlerinde belirtilen görev ve sorumlulukları yerine getirir.

Görevin Gerektirdiği Nitelikler:

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen şartları taşımak.

En az ön lisans veya lisans mezunu olmak.

Resmî yazışma kuralları, arşiv mevzuatı, e-yazışma sistemi hakkında bilgi sahibi olmak.

EBYS, ofis yazılımları ve belge düzenleme araçlarını etkin kullanabilmek.

Evrak yönetimi ve belge akış süreçlerinde deneyimli olmak.

Faaliyetlerin en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.

Dikkatli, titiz ve gizliliğe önem veren bir çalışma disiplinine sahip olmak.

Yazım dili, dil bilgisi ve imla kurallarına uygun belge hazırlayabilmek.

Yazılı ve sözlü iletişim becerileri gelişmiş olmak.

Yasal Dayanaklar:

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

EBYS ve belge yönetimi ile ilgili üniversite iç yönergeleri

Harran Üniversitesi iç hizmet yönergeleri ve organizasyon şeması