Üniversite bünyesindeki öğrenci kulüpleri, üniversite içinde veya dışında düzenleyecekleri her türlü etkinlik için “Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu” (EK-10)’nu doldurarak, etkinlik tarihinden en az on beş gün önce, kulüp danışmanı aracılığıyla EBYS üzerinden Daire Başkanlığına başvuruda bulunur. Afiş asma talepleri mevcut ise, afiş örneği ile birlikte katılımcı listesi, malzeme ve salon talepleri başvuruya eklenir. Salon talepleri ilgili birimlere iletilir ve uygun bulunması halinde etkinlik için tahsis işlemi gerçekleştirilir.