1. Devlet Konservatuvarı
  2. Yönetişim Modeli ve İdari Yapı

İş Akış Süreçleri

Harran Üniversitesi Devlet Konservatuvarında tüm akademik, idari ve öğrenci iş süreçleri, şeffaf, etkin ve izlenebilir bir işleyiş sağlamak amacıyla bilgi yönetim sistemleri üzerinden yürütülmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ve Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS) gibi dijital platformlar aktif olarak kullanılmakta, süreçler standartlaştırılmış prosedürler çerçevesinde yönetilmektedir.

Konservatuvar bünyesinde yürütülen akademik süreçler, eğitim-öğretim planlamaları, ders programlarının oluşturulması, sınav süreçleri, akademik değerlendirmeler ve akreditasyon çalışmaları gibi temel bileşenlerden oluşmaktadır. Bu süreçler, Konservatuvar Kurulu ve akademik komisyonlar tarafından belirlenen iş akışları doğrultusunda yürütülmektedir. Öğretim üyelerinin ders planlamaları, öğrenci danışmanlık süreçleri ve mezun takip sistemleri belirli prosedürler çerçevesinde işleyiş göstermektedir.

İdari iş süreçleri kapsamında; öğrenci kayıtları, yatay/dikey geçiş işlemleri, personel atamaları, bütçe yönetimi, satın alma, idari yazışmalar ve kurum içi koordinasyon faaliyetleri ilgili birimler tarafından tanımlanmış görevler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Personel özlük işlemleri ve iç denetim faaliyetleri Kalite Komisyonu gözetiminde düzenli olarak takip edilmekte, süreçlerin verimliliği ölçülerek iyileştirme önerileri sunulmaktadır.

Öğrenci süreçleri, kayıt işlemlerinden ders seçimlerine, sınav organizasyonlarından mezuniyet işlemlerine kadar geniş bir yelpazede yürütülmektedir. Öğrencilerin akademik ilerlemeleri ve danışmanlık süreçleri OBS üzerinden takip edilmekte, öğrenci geri bildirim mekanizmaları aktif olarak işletilmektedir. Kalite Yönetim Sistemi (KYS) aracılığıyla öğrenci talepleri değerlendirilmekte, öğrenci memnuniyetini artırmaya yönelik düzenli anketler yapılmaktadır.

Konservatuvar, sürekli iyileştirme yaklaşımı çerçevesinde iş akış süreçlerini düzenli olarak gözden geçirmekte, performans analizleri yapmakta ve süreçleri optimize etmektedir. İç ve dış paydaşlardan alınan geri bildirimler doğrultusunda süreçlerde gerekli iyileştirmeler yapılmakta, akademik ve idari işleyişin etkinliği artırılmaktadır. Ayrıca, Konservatuvar Kalite Komisyonu tarafından belirlenen kalite standartları çerçevesinde yıllık değerlendirme raporları hazırlanmakta ve ilgili birimlerle paylaşılmaktadır.

İş Akış Süreçleri: