Toplam kalite yönetiminin temel amaçlarından birisi süreçleri belirlemek, onları analiz ederek katma değeri olmayan eylemlerden arındırmak ve daha iyiye götürülecek olan yerleri iyileştirmektir. Bunun için süreçler belirlenmeli ve analiz edilmelidir. Süreç; çalışanların bilgi, mali imkânlar vb. girdileri alarak ve belirli işlemlerden geçirerek çıktılar üretmesi olarak belirlenmiştir. Çalışanların yaptıkları işlerin bir bütün halinde ifade edilmesidir. Bu çerçeveden hareketle verilere hızlı ulaşma ve süreç yönetimi sağlama adına 2019 yılında alınan 2020 yılında uygulamaya konulan Kalite Yönetim Bilgi Sistemi’nin süreç yönetiminde önemi 2021 yılında net olarak ortaya konulmuştur. 2023 yılı itibariyle de kalite yönetim bilgi sisteminde veri akışı devam etmektedir. Bu bağlamda birime ait veri girişi sağlanması yerine getirilerek, üst yönetime sunum yapma, üst yönetim ve üniversite kalite koordinatörlüğü tarafından süreç yönetimi ile ilgili toplantı ve faaliyetler yapılarak gerekli revizyonlar ile süreç yönetimi başarılı şekilde tamamlanmaktadır.
Süreçlerin tanımlanması ve analiz edilmesi kapsamında, KYBS sistemi birimsel performansın ölçülmesinde temel araç olarak kullanılmaktadır. Sistem üzerinden alınan raporlar ve paydaş geri bildirimleri doğrultusunda, katma değeri düşük operasyonel adımlar revize edilerek süreçlerin verimliliği artırılmaktadır. Bu bağlamda, Rektörlük ve Kalite Koordinatörlüğü ile eşgüdümlü olarak yürütülen izleme faaliyetleri, birimimizdeki süreç yönetiminin sürekli iyileştirme prensibine (PUKÖ) dayalı olarak olgunlaştığını kanıtlamaktadır. [1_OD4]
Süreç yönetiminin sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla birimimizde Risk Analizleri gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda, akademik ve idari süreçlerdeki potansiyel aksaklıklar önceden tespit edilerek 'Risk Analiz Tablosu' ile kayıt altına alınmaktadır. Belirlenen risklerin olasılık ve şiddet puanlarına göre önleyici faaliyetler planlanmakta, böylece olası krizler henüz oluşmadan PUKÖ döngüsü dahilinde kontrol altına alınmaktadır. [2_OD4]
Olgunluk düzeyi: Kurumda finansal kaynakların yönetim süreçleri izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
Örnek Kanıtlar: [1](4)A.3.3. Kurumsal Yönetim Bilgi Sistemi-Süreç Yönetimi
[2](4)A.3.3. Hilvan MYO-Süreç Yönetimi